Frankenstein, Eisenhower en de publieke organisatie

Overheden blijken steeds opnieuw uit te blinken in het creëren van Frankenstein-achtige constructies. Wanneer een publieke basisconstructie tekort begint te schieten, dan plakken we er gewoon nieuwe stukjes aan om het geheel werkbaar te houden. Niet alleen publieke ict-systemen zijn zo ingewikkelde patchworkdekens geworden, ook hele organisatieonderdelen lijden inmiddels aan dit fenomeen. Frankenstein, Eisenhower en de publieke organisatie Op enig moment weet niemand meer precies wie waarvoor aan de lat staat. En laat dát nu net de grootste stressbron op de werkvloer zijn. Als lijnafdelingen niet in staat blijken ‘het gevraagde’ te leveren – mede omdat dat gevraagde steeds van kleur en omvang verschiet – worden hulpconstructies opgetuigd. Kwartiermakers, programmamanagers en taskforcetrekkers moeten dwars door de gebaande paden heen wél resultaten boeken. In feite ontstaan zo steeds nieuwe organisatietjes: tijdelijk, maar wel gebruikmakend van dezelfde menskracht uit die lijnafdelingen. Nieuwe vaatjes, dezelfde inhoud en hooguit een iets strakker proces. Tegelijkertijd lekt energie weg tijdens zo’n nieuwe opbouw en nemen de frustraties bij de lijnafdelingen onderhuids toe. Bovendien worden publieke organisaties er steeds onduidelijker en complexer van. Op enig moment weet niemand meer precies wie waarvoor aan de lat staat. En laat dát nu net de grootste stressbron op de werkvloer zijn. Niet weten wat er nu precies van je wordt verwacht, zorgt voor spanning en uiteindelijk zelfs angst. Niet vreemd dus dat de publieke sector steeds slechter scoort in de verzuimstatistieken. Aan mijn coachtafel kom ik ook steeds vaker uitgebluste ambtenaren tegen die gebukt gaan onder de vaagheid van hun werkomgeving. Dat is overigens zelden de klacht waarmee ze binnenkomen. Vaak denken ze dat het aan henzelf ligt dat ze het niet meer trekken. Totdat we meneer Eisenhower erbij halen om uit te pluizen waaraan zijn hun tijd eigenlijk besteden. U kent die Eisenhower-matrix vast wel, waarin ‘belangrijk’ en ‘urgent’ ineens in een scherp licht komen te staan. Oneigenlijke opgaven moeten terug naar waar ze vandaan kwamen Aan de ‘hijgerige’, urgente kant blijken dan zomaar zes verschillende werkoverleggen per week te staan. Niet omdat iemands functie die van werkoverlegger is, maar omdat al die hulpconstructies voortdurend met elkaar verbonden moeten worden. En dus schuif je overal aan, want anders raak je de draad kwijt. Voor belangrijke, waarde toevoegende activiteiten blijft nauwelijks tijd over. Áls al duidelijk is wat werkelijk waarde toevoegt. Wat bij individuele medewerkers zichtbaar wordt, zie ik ook op organisatieniveau. Wanneer ik de Eisenhower-matrix met managementteams invul, is de uitkomst vaak hetzelfde: veel gehijg, weinig wol en daardoor spanning in de organisatie. Iedereen wil immers van betekenis zijn en leveren wat nodig is. Alleen zijn de hulpconstructies zo talrijk geworden dat het Frankenstein-effect de overhand heeft gekregen. Hoe nu verder? Het meest effectief is om als het ware opnieuw te beginnen. Waar staan we werkelijk voor aan de lat en met welke activiteiten bereiken we dat het snelst en het best? Dat vraagt om lef. Het kaf moet van het koren worden gescheiden. Oneigenlijke opgaven moeten terug naar waar ze vandaan kwamen. En het politieke bestuur zal vaker moeten horen wat er wél kan en wat niet. Alleen dan kan Eisenhower zijn werk doen en mag Frankenstein terug in zijn hok. Want anders valt die laatste, vroeg of laat, alsnog uit elkaar.